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Al buscar un nuevo software, las empresas a menudo se enfrentan a un gran desafío. Coop probó en un cuidadoso proceso de selección varios sistemas de gestión de contenedores y finalmente optó por la solución BinMan® de LOGSOL. En septiembre de 2022, se invitó a los tres proveedores más prometedores a Basilea para presentar sus sistemas.
La presentación de LOGSOL fue convincente porque BinMan® ofrece muchas funciones estándar. Esto reduce considerablemente el esfuerzo para personalizaciones individuales. Dominik Hew, gerente de proyecto del área de recursos de transporte en Coop, resume: “El sistema actual THM2011 es un desarrollo propio basado en SAP y ha alcanzado sus límites. En particular, el mantenimiento del software y la integración de nuevas interfaces y funciones son un gran desafío en el sistema actual.” Con BinMan®, Coop eligió una solución en la nube que es profesionalmente ampliable y “sin embargo, se mantiene cerca del estándar para garantizar la capacidad de lanzamiento”, enfatiza Robert Kunz, Product Owner y Senior Project Manager en LOGSOL.
La transición de THM2011 al nuevo sistema BinMan® significó una tarea exigente que debía abordarse estratégicamente. “La diversidad, estructura y cantidad de datos a migrar fueron más complejas de lo que se pensaba”, resume Dominik Hew. Inicialmente, se tardó en revisar y limpiar todos los datos. Este paso es necesario para garantizar una alta calidad de datos para BinMan®.
Diversas ampliaciones funcionales
El proyecto incluyó diversas ampliaciones funcionales de BinMan®, que tienen como objetivo aumentar la eficiencia y la facilidad de uso. Estas adaptaciones se desarrollaron en estrecha colaboración con las áreas de Coop para considerar requisitos específicos y optimizar el uso. Un aspecto central fue la integración de BinMan® en la infraestructura de TI existente. Para ello, se programaron interfaces con el sistema ERP de Coop y con el sistema de gestión de contenedores de un gran proveedor.
Como otro componente importante, el equipo de LOGSOL implementó un inicio de sesión único (SSO). De este modo, los usuarios solo necesitan iniciar sesión una vez y obtienen acceso a varios sistemas. La considerable facilidad para los usuarios es evidente, al mismo tiempo que la función también mejora la seguridad y la gestión de los derechos de acceso. Robert Kunz se expresa positivamente sobre el progreso: “Gracias al enfoque ágil, fue una interfaz que funcionó muy rápido y bien.”
La solución técnica por sí sola no garantiza el éxito del proyecto; este depende en gran medida de la colaboración ágil entre Coop y LOGSOL. Robert Kunz explica: “Para nosotros era importante poder reaccionar de manera flexible a los cambios y nuevas demandas. En la gestión de proyectos ágil, dividimos el proyecto en secciones más pequeñas, llamadas sprints, y ajustamos continuamente la planificación a los desarrollos actuales.”
Dominik Hew también destaca las ventajas: “Ya trabajamos de manera ágil en muchos proyectos en Coop, por lo que nos alegró mucho que LOGSOL también siga este enfoque.”
Capacitación efectiva de empleados y gestión del cambio
En el futuro, más de 350 proveedores y más de 1,000 usuarios internos trabajarán con BinMan®. El enfoque flexible de capacitación de LOGSOL incluye, además de simulaciones prácticas, juegos de rol e introducciones en el lugar, también videos.
Para facilitar la transición del sistema, se desarrolló un concepto de soporte en múltiples etapas que ofrece a todos los usuarios el punto de contacto adecuado. “Además, se planea una ‘fase de hiper cuidado’ en la que LOGSOL estará más disponible después de la transición”, dice Robert Kunz.
Para una estrategia de capacitación exitosa, son necesarias adaptaciones continuas. Para ello, se recopila constantemente la retroalimentación de los participantes para optimizar los métodos y asegurar que todos los empleados estén efectivamente preparados para BinMan®.
La estrecha colaboración entre LOGSOL y Coop ha demostrado ser la clave del éxito del proyecto. Jonathan Giger, subdirector de proyectos de TI en Coop, elogia especialmente la experiencia en el área de logística: “LOGSOL entiende los procesos y desarrolla el software logístico en consecuencia. Eso nos ha ayudado mucho.”
Todos los participantes del proyecto valoran también la comunicación abierta. Cuong Tang, gerente de proyecto de TI, destaca: “LOGSOL fue honesto desde el principio y no hizo promesas falsas. Nos dijeron directamente cuando un plazo era demasiado ajustado.”
Base para procesos más eficientes
En marzo de 2025, se espera que el sistema antiguo sea completamente reemplazado. “Habrá un ‘Big Bang’ en el que se apagará el antiguo software y se pondrá en funcionamiento BinMan® de manera continua,” explica Robert Kunz. Con la introducción de BinMan®, Coop no solo establece la base para procesos más eficientes, sino que también se enfrenta a las demandas de una logística cada vez más digitalizada y conectada. LOGSOL se complace en ser parte de esta historia de éxito y en seguir siendo un socio confiable para Coop en el futuro.
Foto: © Logsol
