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Lors de la recherche d’un nouveau logiciel, les entreprises sont souvent confrontées à un grand défi. Coop a testé, dans le cadre d’un processus de sélection rigoureux, différents systèmes de gestion des conteneurs et a finalement opté pour la solution BinMan® de LOGSOL. En septembre 2022, les trois fournisseurs les plus prometteurs ont été invités à Bâle pour présenter leurs systèmes.
Le pitch de LOGSOL a convaincu, car BinMan® offre de nombreuses fonctionnalités en standard. Cela réduit considérablement le besoin d’adaptations individuelles. Dominik Hew, chef de projet du département des aides au transport chez Coop, résume : « Le système actuel THM2011 est un développement interne basé sur SAP et atteint ses limites. En particulier, la maintenance logicielle ainsi que l’intégration de nouvelles interfaces et fonctionnalités représentent un grand défi dans le système actuel. » Avec BinMan®, Coop a choisi une solution cloud, qui est professionnellement extensible et « reste néanmoins proche du standard pour garantir la capacité de mise à jour », souligne Robert Kunz, Product Owner et Senior Project Manager chez LOGSOL.
La transition de THM2011 vers le nouveau système BinMan® représentait une tâche exigeante qui devait être abordée de manière stratégique. « La diversité, la structure et la quantité des données à migrer étaient plus complexes que prévu », résume Dominik Hew. Il a d’abord fallu du temps pour vérifier et nettoyer toutes les données. Cette étape est cependant nécessaire pour garantir une haute qualité des données pour BinMan®.
Diverses extensions fonctionnelles
Le projet comprenait diverses extensions fonctionnelles de BinMan®, toutes visant à améliorer l’efficacité et la convivialité. Ces ajustements ont été développés en étroite collaboration avec les départements de Coop afin de prendre en compte des exigences spécifiques et d’optimiser l’utilisation. Un aspect central était l’intégration de BinMan® dans l’infrastructure informatique existante. À cet effet, des interfaces ont été programmées pour le système ERP de Coop ainsi que pour le système de gestion des conteneurs d’un grand fournisseur.
Comme autre élément important, l’équipe de LOGSOL a mis en œuvre un Single Sign-On (SSO). Ainsi, les utilisateurs n’ont besoin de se connecter qu’une seule fois pour accéder à différents systèmes. Le soulagement considérable pour les utilisateurs est évident, tout en améliorant également la sécurité et la gestion des droits d’accès. Robert Kunz s’exprime positivement sur les progrès : « Grâce à l’approche agile, il s’agissait d’une interface qui a très rapidement et bien fonctionné. »
La solution technique à elle seule ne garantit pas le succès du projet – cela dépend en grande partie de la collaboration agile entre Coop et LOGSOL. Robert Kunz explique : « Pour nous, il était important de pouvoir réagir de manière flexible aux changements et aux nouvelles exigences. Dans la gestion de projet agile, nous divisons le projet en sections plus petites, appelées sprints, et ajustons continuellement la planification en fonction des développements actuels. »
Dominik Hew souligne également les avantages : « Nous travaillons déjà de manière agile dans de nombreux projets chez Coop, c’est pourquoi nous avons été très heureux que LOGSOL adopte également cette approche. »
Formation efficace des employés et gestion du changement
À l’avenir, plus de 350 fournisseurs et plus de 1 000 utilisateurs internes travailleront avec BinMan®. L’approche de formation flexible de LOGSOL comprend, en plus de simulations pratiques, de jeux de rôle et d’introductions sur site, des vidéos.
Pour faciliter la transition vers le système, un concept de support en plusieurs étapes a été développé, offrant à tous les utilisateurs un point de contact approprié. « De plus, une phase de ‘Hyper Care’ est prévue, durant laquelle LOGSOL sera davantage disponible après la transition », déclare Robert Kunz.
Pour une stratégie de formation réussie, des ajustements continus sont nécessaires. Pour cela, des retours d’expérience des participants sont constamment collectés afin d’optimiser les méthodes et de s’assurer que tous les employés sont efficacement préparés à BinMan®.
La collaboration étroite entre LOGSOL et Coop s’est avérée être la clé du succès du projet. Jonathan Giger, chef de projet adjoint IT chez Coop, loue particulièrement l’expertise dans le domaine de la logistique : « LOGSOL comprend les processus et développe le logiciel logistique en conséquence. Cela nous a beaucoup aidés. »
Tous les participants au projet apprécient également la communication ouverte. Cuong Tang, chef de projet IT, souligne : « LOGSOL a été honnête dès le début et n’a pas fait de fausses promesses. Ils nous ont dit directement si un délai était trop court. »
Base pour des processus plus efficaces
En mars 2025, l’ancien système doit être complètement remplacé. « Il y aura un ‘Big Bang’, où l’ancien logiciel sera arrêté et BinMan® sera mis en service sans interruption », explique Robert Kunz. Avec l’introduction de BinMan®, Coop ne crée pas seulement la base pour des processus plus efficaces, mais répond également aux exigences d’une logistique de plus en plus numérisée et connectée. LOGSOL se réjouit de faire partie de cette histoire de succès et de continuer à soutenir Coop en tant que partenaire fiable à l’avenir.
Photo : © Logsol
