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Nella ricerca di un nuovo software, le aziende si trovano spesso di fronte a una grande sfida. Coop ha testato diversi sistemi di gestione dei contenitori in un attento processo di selezione e alla fine ha scelto la soluzione BinMan® di LOGSOL. Nel settembre 2022, i tre fornitori più promettenti sono stati invitati a Basilea per presentare i loro sistemi.
Il pitch di LOGSOL ha convinto, poiché BinMan® offre molte funzionalità standard. Ciò riduce notevolmente il lavoro per le personalizzazioni individuali. Dominik Hew, project manager del dipartimento Pool di mezzi di trasporto di Coop, riassume: “L’attuale sistema THM2011 è uno sviluppo interno basato su SAP e sta raggiungendo i suoi limiti. In particolare, la manutenzione del software e l’integrazione di nuove interfacce e funzionalità rappresentano una grande sfida nel sistema attuale.” Con BinMan®, Coop ha scelto una soluzione cloud, professionalmente espandibile e “che rimane comunque vicina allo standard per garantire la capacità di rilascio”, sottolinea Robert Kunz, Product Owner e Senior Project Manager di LOGSOL.
La transizione da THM2011 al nuovo sistema BinMan® ha rappresentato un compito impegnativo che doveva essere affrontato strategicamente. “La varietà, la struttura e la quantità dei dati da migrare erano più complesse del previsto”, riassume Dominik Hew. Inizialmente, ci è voluto tempo per controllare e pulire tutti i dati. Questo passaggio è però necessario per garantire un’alta qualità dei dati per BinMan®.
Diverse estensioni funzionali
Il progetto ha incluso diverse estensioni funzionali di BinMan®, tutte mirate a migliorare l’efficienza e l’usabilità. Queste personalizzazioni sono state sviluppate in stretta collaborazione con i dipartimenti di Coop per tenere conto delle esigenze specifiche e ottimizzare l’uso. Un aspetto centrale è stata l’integrazione di BinMan® nell’infrastruttura IT esistente. A tal fine, sono state programmate interfacce con il sistema ERP di Coop e con il sistema di gestione dei contenitori di un grande fornitore.
Un ulteriore elemento importante è stata l’implementazione di un Single-Sign-On (SSO) da parte del team di LOGSOL. In questo modo, gli utenti devono registrarsi solo una volta e ottengono accesso a diversi sistemi. Il notevole sollievo per gli utenti è evidente, mentre la funzione migliora anche la sicurezza e la gestione dei diritti di accesso. Robert Kunz esprime un giudizio positivo sui progressi: “Grazie all’approccio agile, è stata un’interfaccia che ha funzionato molto rapidamente e bene.”
La soluzione tecnica da sola non garantisce il successo del progetto: questo dipende in gran parte dalla collaborazione agile tra Coop e LOGSOL. Robert Kunz spiega: “Per noi era importante poter reagire in modo flessibile ai cambiamenti e alle nuove esigenze. Nella gestione agile dei progetti, suddividiamo il progetto in sezioni più piccole, chiamate sprint, e adattiamo continuamente la pianificazione agli sviluppi attuali.”
Anche Dominik Hew sottolinea i vantaggi: “Noi di Coop lavoriamo già in modo agile in molti progetti, quindi siamo stati molto felici che LOGSOL segua anche questo approccio.”
Formazione efficace dei dipendenti e gestione del cambiamento
In futuro, oltre 350 fornitori e più di 1.000 utenti interni lavoreranno con BinMan®. L’approccio flessibile alla formazione di LOGSOL comprende, oltre a simulazioni pratiche, giochi di ruolo e introduzioni in loco, anche video.
Per facilitare il passaggio al sistema, è stato sviluppato un concetto di supporto multilivello che offre a tutti gli utenti il punto di contatto appropriato. “In aggiunta, è prevista una ‘fase di Hyper Care’, in cui LOGSOL sarà maggiormente disponibile dopo la transizione”, afferma Robert Kunz.
Per una strategia di formazione di successo, sono necessarie continue modifiche. A tal fine, vengono costantemente raccolti feedback dai partecipanti per ottimizzare i metodi e garantire che tutti i dipendenti siano preparati in modo efficace a BinMan®.
La stretta collaborazione tra LOGSOL e Coop si è rivelata la chiave del successo del progetto. Jonathan Giger, vice project manager IT di Coop, elogia in particolare l’expertise nel settore della logistica: “LOGSOL comprende i processi e sviluppa il software logistico di conseguenza. Questo ci ha aiutato molto.”
Anche la comunicazione aperta è molto apprezzata da tutti i partecipanti al progetto. Cuong Tang, project manager IT, sottolinea: “LOGSOL è stato onesto fin dall’inizio e non ha fatto false promesse. Ci hanno detto direttamente quando un periodo di tempo era troppo breve.”
Base per processi più efficienti
Nel marzo 2025, il sistema legacy dovrebbe essere completamente sostituito. “Ci sarà un ‘Big Bang’, in cui il vecchio software sarà disattivato e BinMan® sarà messo in funzione senza soluzione di continuità,” spiega Robert Kunz. Con l’introduzione di BinMan®, Coop non solo crea le basi per processi più efficienti, ma affronta anche le esigenze di una logistica sempre più digitalizzata e connessa. LOGSOL è lieta di far parte di questa storia di successo e di continuare a supportare Coop come partner affidabile in futuro.
Foto: © Logsol
