Eerste ervaringen met het goederenverkeerssysteem «Passar»

Op 1 juni 2023 heeft het Federaal Bureau voor Douane en Grensbewaking (BAZG) de eerste versie van het nieuwe goederenverkeerssysteem «Passar» in gebruik genomen. Aan de lancering gingen jaren van intensieve voorbereiding vooraf. We werpen een blik achter de schermen en laten zien hoe de dagen rond de introductie van het nieuwe systeem zijn verlopen.

Bron: Forum Z. (Federaal Bureau voor Douane en Grensbewaking)
Auteurs: Alain Dulio, Yanis Gogniat, Eva Künzi en Nicolas Rion

26 mei 2023: 6 dagen voor de introductie. In Stabio met Ines Gallotti

Deze vrijdag is een soort generale repetitie. We vergezellen Ines Gallotti, een van de Passar-ambassadeurs, die de introductie van het nieuwe goederenverkeerssysteem op de verschillende lokale niveaus van de douane begeleidt. «Dit is een belangrijke verantwoordelijkheid. Onze rol als brug tussen het systeem en de medewerkers is van cruciaal belang», legt ze uit. Op deze dag in Stabio, zes dagen voor de introductie van Passar 1.0, is Ines Gallotti zeer gewild. Sommige medewerkers hebben zich al aan de nieuwe systemen gewend. Een van hen werkte na de demonstratie door Ines Gallotti de hele dag vrolijk verder met het nieuwe systeem, hoewel Passar nog niet officieel in gebruik was. Anderen zijn nog wat onzeker of hebben vragen. Deze worden gezamenlijk besproken. Er is nog een hele week tijd. Bovendien wordt Passar geleidelijk in gebruik genomen.

Wat was de grootste uitdaging? «De ongeveer zeventig medewerkers in de douane van Mendrisio op te leiden, terwijl de dagelijkse werkzaamheden ononderbroken doorgingen.» In eerste instantie hebben Passar-ambassadeur Gallotti en haar plaatsvervanger Roberto Borrello zich in verschillende workshops in Bern de nodige kennis eigen gemaakt. Vervolgens organiseerden ze verschillende halve dagen durende cursussen ter plaatse in Stabio voor hun collega’s. Informatiebijeenkomsten werden ook aangeboden aan de zakelijke partners van de douane, die zich ook voorbereiden op de overstap naar het nieuwe systeem. «De tijd- en energie-inspanning was aanzienlijk, maar het stelt ons in staat om met een gerust hart naar 1 juni toe te werken», besluiten Ines en Roberto met een glimlach.

1 juni 2023: De dag van de introductie. In Rheinfelden met Andrea Werder

Vroeg in de ochtend aan de grens. We ontmoeten Andrea Werder, hoofdgroep en Passar-ambassadeur bij de douane Aargau, om 4:30 uur bij het douanekantoor in Rheinfelden. De eerste vrachtwagens staan al klaar bij de grensovergang om om 5 uur precies doorgelaten te worden. Een laatste briefing met de medewerkers in de hoge cabines en de leidinggevenden, die deze gelegenheid ook niet wilden missen om bij de eerste minuten van Passar aanwezig te zijn. En al snel worden de eerste meldingen geregistreerd. Ook al is het nieuwe systeem uitgebreid getest, er is toch een zekere opluchting voelbaar wanneer de meldingen foutloos in Passar kunnen worden geregistreerd.

Als om 6:00 uur de zon langzaam boven de horizon klimt en de eerste drukte voorbij is, constateert Andrea Werder tevreden: «Het lijkt allemaal zoals gepland te functioneren. Voor de medewerkers verandert er eigenlijk weinig en de chauffeurs zouden niets van de overstap moeten merken – behalve als ze de Activ-app gebruiken, dan kunnen ze veel sneller de grens over.»

Later in de ochtend volgt een telefonische conferentie met de andere diensten van de douane Aargau en in de middag een kort bezoek aan de grensovergang Stein/Bad Säckingen. Overal constateren we: De introductiedag was een groot succes. Het goederenverkeer stroomt probleemloos en Andrea Werder kan zich aan het einde van de werkdag een welverdiende verfrissing veroorloven.

8 juni 2023: Na een week in gebruik. In Vallorbe met Sylvain Maudamey

Een week na de start verloopt het goederenverkeer zoals gebruikelijk. Je zou denken dat de douanemedewerker al sinds jaar en dag met Passar werkt, als je hem in de hoge cabine in Vallorbe ziet: EETS:OK op de LSVA-monitor, pulserende blauwe pijl van de Activ-app op de smartphone van de chauffeur, een bevestigende blik in Passar: «Alles in orde, bedankt.» De vrachtwagen heeft nauwelijks gestopt. Net als de volgende twee voertuigen, die geladen zijn met stro en grind. Zij gebruiken ook een digitale oplossing van de douane: de Periodic-app.

De volgende chauffeur stopt echter zijn voertuig, rommelt op de bijrijdersstoel en geeft de medewerker uiteindelijk vier vellen papier. «Zo, wat hebben we daar?» Nadat hij de documenten heeft doorgebladerd, staat de douanemedewerker even op om het kenteken te controleren, gaat weer zitten, registreert een transportmelding in Passar en activeert deze handmatig: scan, klik, scan, scan, klik, klik. Wanneer hij de papieren aan de chauffeur teruggeeft, voegt hij een flyer toe: «Volgende keer bellen en Activ, ok?»

«We zijn van 100 gebruiksaanvragen van de Activ-app naar 1000 per week gestegen in nog geen twee maanden», zegt Sylvain Maudamey blij. «Dat is al meer dan 50% van de transitverkeer.» Naast de informatiecampagne werkt ook de mond-tot-mondreclame. «Ik hou van deze energie», legt Sylvain Maudamey verder uit, Passar-ambassadeur bij de douane Vaud. «Een nieuw systeem wordt geïntroduceerd en we leren elke dag hoe we er beter mee kunnen werken.»

Een voorbeeld? «Nadat ze hun transitdocumenten in Activ hadden gescand en hun vrachtwagen hadden geparkeerd, gingen enkele chauffeurs te voet de grens over om een koffie te drinken. Daarbij werden de meldingen geactiveerd. De Activ-app gaf daarna een stop aan, toen ze met hun vrachtwagen verder wilden rijden. Binnen tien minuten konden we de geofencing-zones voor de activatie aanpassen om dit probleem te voorkomen.»

14 juni 2023: Vooruitkijken. In Zollikofen met Dominik Meier

Hoe gaat het verder? «1 juni was de start van de gefaseerde introductie van Passar. De eerste horde is genomen, nu richten we ons op de volgende.» Dominik Meier staat voor het lange planningsbord. Voor de 20e keer leidt hij als productmanager en co-programmaleider DaziT door de grote, twee dagen durende PI Planning. Maandenlang hebben de vakvertegenwoordigers, architecten, ontwikkelaars en testers naar deze datum toegewerkt. Op de gezichten is een mengeling van vreugde, trots en opluchting te zien. Maar er is geen tijd om op de lauweren te rusten: De ontwikkelingswerkzaamheden moeten in volle vaart doorgaan.

«De allerlaatste elementen voor 1 oktober zijn in ontwikkeling. Tegelijkertijd werken we al aan Passar 2.0», legt Meier tijdens de pauze uit. Het nieuwe goederenverkeerssysteem en de meeste subsysteem, zoals het ePortal, het stamgegevensbeheer of het documentbeheer, zijn nu productief. «We ontwikkelen deze nu verder, breiden de functionaliteiten uit en zullen ze opnieuw in fasen in overleg met de economie introduceren, net als voorheen», vat Meier samen.

Foto: © BAZG / Bijschrift: Andrea Werder, hoofdgroep en Passar-ambassadeur bij de douane Aargau, vroeg in de ochtend onderweg bij het douanekantoor in Rheinfelden/AG