Met een positieve sfeer de Supply Chain-prestaties verbeteren

Logistiekers, inkopers en supply chain-managers staan niet pas sinds de coronacrisis onder enorme druk. Uitdagingen zoals 24/7-bereikbaarheid, crisismanagement, kostenoptimalisatie en tijdsdruk bepalen hun dagelijks leven. Deze belastingen kunnen snel een negatieve spiraal in gang zetten, die de teamgeest ondermijnt en het bedrijfsresultaat beïnvloedt. Studies tonen aan: een collectieve negatieve energie in het team verlaagt de prestatie- en innovatiecapaciteit van bedrijven met 20-30%.

Van: Dr. oec. Katrin Oettmeier

(St. Gallen) Het goede nieuws vooraf: er zijn effectieve benaderingen die supply chain-leiders kunnen gebruiken om negatieve emoties en gedragingen in het team om te zetten in productieve energie.

De supply chain is niet alleen een kwestie van processen en technologieën – de mensen die deze vormgeven, zijn cruciaal voor het succes van de toeleveringsketen. Negatieve energie, zoals frustratie of cynisme, kan zich snel in het team verspreiden en de samenwerking met zowel diverse interne belanghebbenden als externe partners bemoeilijken. Supply chain-leiders moeten daarom actief handelen om de sfeer te verbeteren en productieve energie te bevorderen. Dit is niet alleen ethisch juist, maar ook economisch zinvol.

Dynamieken in teams en hun gevolgen

Om de dynamieken in teams en hun gevolgen voor het bedrijfsresultaat beter te begrijpen, helpt het concept van «organisatorische energie». Het concept van organisatorische energie is ontwikkeld en empirisch gevalideerd aan het Instituut voor Leadership van de Universiteit St.Gallen (HSG). Het beschrijft de collectieve mentale, emotionele en actiegerichte kracht die een bedrijf of team aanwendt om zijn doelen te bereiken. Kortom: in hoeverre zijn de leden van een organisatie met hoofd, hart en handen betrokken bij het bereiken van het gezamenlijke bedrijfsdoel – of niet?

Organisatorische energie manifesteert zich in de intensiteit, snelheid en uithoudingsvermogen van werk-, veranderings- en innovatieprocessen. Er zijn vier typen organisatorische energie, die zich onderscheiden door verschillende uitingen van intensiteit (hoog / laag) en kwaliteit (positief / negatief) van de heersende energie (zie afbeelding).

Productieve energie is de ideale staat waarin teams betrokken en gefocust werken. In supply chain-functies, waar een hoge inzet en snelle reacties op operationele uitdagingen zoals leveringsproblemen of vraagfluctuaties cruciaal zijn, is deze staat bijzonder belangrijk.

Personele uitdagingen in de supply chain

Supply chain-managers staan voor een aantal uitdagingen die ook de organisatorische energie kunnen beïnvloeden:

• Continue bereikbaarheid: De noodzaak om 24/7 beschikbaar te zijn, leidt snel tot stress en uitputting.
• Crisismanagement: Onvoorspelbare verstoringen zoals leveringsproblemen of geopolitieke spanningen vereisen snelle beslissingen onder druk.
• Kosten- en tijdsdruk: De focus op kostenbesparingen en snelle levertijden kan de werkdruk verhogen.
• Technologische verandering: De invoering van nieuwe technologieën zoals AI of blockchain vereist aanpassingsvermogen en voortdurende bijscholing.
• Cross-organisatorische samenwerking: Projecten met leveranciers of klanten vereisen het beheer van organisatorische energie over bedrijfsgrenzen heen.

Deze factoren kunnen supply chain-teams in de zogenaamde “versnellingsval” duwen, waar constante activiteit zonder duidelijke richting leidt tot een soort «organisatorische burn-out». Het gevolg: een negatieve, ondermijnende sfeer in het team. Deze corrosieve energie uit zich bijvoorbeeld in interne conflicten, een lage medewerkerstevredenheid en een gering engagement van de teamleden. In plaats van samen te werken, volgen de individuele teamleden hun eigen belangen, die niet noodzakelijkerwijs in lijn zijn met het team- of bedrijfsdoel.

Zonder gericht management kan productieve energie dus omslaan in corrosieve of resignatieve energie. Onderzoek van de Universiteit St.Gallen toont aan dat hierdoor de innovatie- en prestatiecapaciteit van de organisatie met ongeveer 20-30% daalt.

Strategieën voor het bevorderen van productieve energie

Om de krachten in het team positief in de richting van doelbereiking te mobiliseren, kunnen leiders in de supply chain de volgende maatregelen nemen:

1. Duidelijke visie en strategie creëren     
   Een inspirerende visie die laat zien hoe het werk van het team bijdraagt aan het bedrijfsresultaat en de klanttevredenheid, mobiliseert productieve energie. Een logistiek team kan bijvoorbeeld gemotiveerd worden door te benadrukken hoe hun werk de leveringszekerheid waarborgt – geïllustreerd aan de hand van concrete klantfeedback.
2. Werkdruk beheren en burn-out voorkomen
   Leiders moeten de werkdruk in balans brengen en duidelijke prioriteiten stellen om overbelasting te voorkomen. Regelmatige pauzes zijn cruciaal, zowel op korte als op middellange termijn. Als teams te lang in constante stress verkeren – bijvoorbeeld omdat het ene veranderproject het andere opvolgt en daarnaast de dagelijkse werkzaamheden ook nog branden – kan aanvankelijke motivatie snel omslaan in resignatieve traagheid of zelfs een organisatorische burn-out. Een tactische en strategische planning van de bedrijfsactiviteiten moet dus ook rekening houden met het feit dat op fasen waarin medewerkers een zeer hoge inzet moeten leveren, altijd rustigere fasen van stabilisatie en continue verbetering volgen.
3. Open communicatie en samenwerking bevorderen       
   Regelmatige teamvergaderingen, feedbackloops en transparante communicatie bouwen vertrouwen op. In cross-organisatorische projecten moeten leiders regelmatige afstemming met leveranciers en klanten organiseren om misverstanden te voorkomen en ervoor te zorgen dat alle partijen aan hetzelfde touw trekken.
4. Successen vieren, positieve bijdragen erkennen en belonen         
   Zelfs kleine mijlpalen, zoals de optimalisatie van een leveringsproces, moeten gevierd worden om de moraal te verhogen. Erkenning kan bijvoorbeeld plaatsvinden door middel van lof, bonussen of teamuitjes. Vaak heeft een eerlijke, individuele waardering een grotere motiverende impact op medewerkers dan louter materiële prikkels.
5. Conflicten en negatieve gedragingen aanpakken        
   Corrosieve energie, zoals cynisme of conflicten, moet vroegtijdig door open gesprekken en mediation worden verminderd. Een voorbeeld zou zijn om spanningen tussen het inkoop- en logistiekteam aan te pakken en op te lossen door gezamenlijke workshops. Actief luisteren helpt om de opgekropte emoties ruimte te geven en zo de eerste stap richting de-escalatie te zetten.
6. Sterke relaties met externe partners opbouwen          
   Eerlijke contracten, regelmatige communicatie en proactieve conflictoplossing met leveranciers, klanten en dienstverleners versterken de relaties en bevorderen positieve energie over organisaties heen. Duidelijke, voor alle partners bindende doelen creëren bovendien richting.
7. Gegevens en analyses gebruiken       
   Gegevensgestuurde beslissingen, zoals het gebruik van predictive analytics voor vraagplanning, kunnen onzekerheden en stress verminderen. Dit kan ook het energieniveau in het supply chain-team positief beïnvloeden.

Het bevorderen van productieve energie in supply chain-teams is een centrale leiderschapsopdracht

Het bevorderen van productieve organisatorische energie in supply chain-teams is een centrale leiderschapsopdracht die zowel de medewerkerstevredenheid als de bedrijfsresultaten verhoogt. Door duidelijke visies, open communicatie, erkenning en gericht conflictmanagement kunnen leiders negatieve dynamieken omzetten in positieve. Vooral in interorganisatorische contexten, zoals de samenwerking met leveranciers of dienstverleners, is het belangrijk om vertrouwen en gezamenlijke doelen te creëren. Door de menselijke kant van de supply chain centraal te stellen, kunnen leiders niet alleen de prestaties verhogen, maar ook een innovatiegedreven cultuur bevorderen.

Dr. oec. Katrin Oettmeier is expert op het gebied van supply chain management, leiderschap en coaching. Ze heeft meer dan 15 jaar beroeps- en leiderschapservaring in de gebieden logistiek, supply chain management, digitalisering, operationele excellentie en coaching en holistische gezondheid. Haar loopbaan omvat onder andere leidinggevende posities bij Hilti AG, wetenschappelijke activiteiten aan de Universiteit St.Gallen en de OST Oost-Zwitserse Hogeschool, werk als IT- en bedrijfsadviseur en de oprichting van haar eigen bedrijf EN-TARA met een focus op empowerment en complementaire therapie. Katrin Oettmeier is gepromoveerd econoom met diploma’s van de Universiteit St.Gallen (HSG), de Rotterdam School of Management en de Universiteit Mannheim.

Foto’s/graphics: © OST Oost-Zwitserse Hogeschool