Coop escolhe a solução BinMan da Logsol para a gestão de recipientes

Na busca por um novo software, as empresas frequentemente enfrentam um grande desafio. A Coop testou, em um cuidadoso processo de seleção, vários sistemas de gestão de recipientes e, no final, optou pela solução BinMan^® da LOGSOL. Em setembro de 2022, os três fornecedores mais promissores foram convidados a Basel para apresentar os seus sistemas.

A apresentação da LOGSOL convenceu, pois o BinMan^® oferece muitas funcionalidades como padrão. Isso reduz significativamente o esforço para adaptações individuais. Dominik Hew, gestor de projeto da área de Pool de Meios de Transporte da Coop, resume: “O sistema atual THM2011 é um desenvolvimento próprio baseado em SAP e está a atingir os seus limites. Em particular, a manutenção do software, bem como a integração de novas interfaces e funcionalidades, representam um grande desafio no sistema atual.” Com o BinMan^®, a Coop escolheu uma solução em nuvem que é profissionalmente expansível e “permanece próxima do padrão para garantir a capacidade de lançamento”, enfatiza Robert Kunz, Product Owner e Senior Project Manager da LOGSOL.

A transição do THM2011 para o novo sistema BinMan^® significou uma tarefa exigente que teve de ser abordada de forma estratégica. “A diversidade, estrutura e quantidade dos dados a serem migrados eram mais complexas do que pensávamos”, resume Dominik Hew. Inicialmente, levou tempo para verificar e limpar todos os dados. Este passo é, no entanto, necessário para garantir uma alta qualidade de dados para o BinMan^®.

Diversas extensões funcionais

O projeto incluiu diversas extensões funcionais do BinMan^®, todas com o objetivo de aumentar a eficiência e a facilidade de uso. Estas adaptações foram desenvolvidas em estreita colaboração com as áreas da Coop para considerar requisitos específicos e otimizar a utilização. Um aspecto central foi a integração do BinMan^® na infraestrutura de TI existente. Para isso, foram programadas interfaces para o sistema ERP da Coop, bem como para o sistema de gestão de recipientes de um grande fornecedor.
Como um componente importante, a equipa da LOGSOL implementou um Single-Sign-On (SSO). Assim, os utilizadores precisam apenas de se inscrever uma vez para obter acesso a vários sistemas. A significativa facilidade para os utilizadores é evidente, ao mesmo tempo que a funcionalidade melhora também a segurança e a gestão dos direitos de acesso. Robert Kunz expressa-se positivamente sobre o progresso: “Graças à abordagem ágil, foi uma interface que funcionou muito rapidamente e bem.”

A solução técnica por si só não garante o sucesso do projeto – este depende em grande medida da colaboração ágil entre a Coop e a LOGSOL. Robert Kunz explica: “Para nós, era importante que pudéssemos reagir de forma flexível a mudanças e novas exigências. Na gestão de projetos ágeis, dividimos o projeto em partes menores, chamadas sprints, e ajustamos continuamente o planeamento às desenvolvimentos atuais.”

Dominik Hew também destaca as vantagens: “Já trabalhamos de forma ágil em muitos projetos na Coop, por isso ficamos muito satisfeitos que a LOGSOL também siga esta abordagem.”

Formação eficaz de colaboradores e gestão de mudanças

No futuro, mais de 350 fornecedores e mais de 1.000 utilizadores internos trabalharão com o BinMan^®. A abordagem flexível de formação da LOGSOL inclui, além de simulações práticas, jogos de papéis e introduções no local, também vídeos.
Para facilitar a transição do sistema, foi desenvolvido um conceito de suporte em várias etapas, que oferece a todos os utilizadores o ponto de contacto adequado. “Além disso, está planeada uma ‘fase de Hyper Care’, na qual a LOGSOL estará mais disponível após a transição”, diz Robert Kunz.

Para uma estratégia de formação bem-sucedida, são necessárias adaptações contínuas. Para isso, o feedback dos participantes é constantemente recolhido para otimizar os métodos e garantir que todos os colaboradores estejam efetivamente preparados para o BinMan^®.

A estreita colaboração entre a LOGSOL e a Coop revelou-se a chave para o sucesso do projeto. Jonathan Giger, vice-gestor de projeto de TI na Coop, elogia especialmente a experiência na área da logística: “A LOGSOL compreende os processos e desenvolve o software de logística de acordo. Isso ajudou-nos muito.”
Todos os envolvidos no projeto valorizam também a comunicação aberta. Cuong Tang, gestor de projeto de TI, destaca: “A LOGSOL foi honesta desde o início e não fez promessas falsas. Disseram-nos diretamente quando um prazo era demasiado apertado.”

Base para processos mais eficientes

Em março de 2025, o sistema antigo deverá ser completamente substituído. “Haverá um ‘Big Bang’, onde o antigo software será desligado e o BinMan^® será colocado em operação de forma contínua,” explica Robert Kunz. Com a introdução do BinMan^®, a Coop não só cria a base para processos mais eficientes, mas também enfrenta as exigências de uma logística cada vez mais digitalizada e conectada. A LOGSOL está entusiasmada por fazer parte desta história de sucesso e por continuar a apoiar a Coop como um parceiro fiável no futuro.

Foto: © Logsol